Biaya Tersembunyi dari Otomatisasi Lambat? Kami telah menghilangkannya

Saya dulu berpikir otomatisasi adalah sebuah kemenangan tersendiri. Jika suatu alat dapat mengirim email, memindahkan prospek, atau menandai kontak, saya menyebutnya sebagai kemajuan. Kemudian saya melihat otomatisasi lambat secara diam-diam memakan nilai yang saya inginkan. Formulir sudah diisi, tetapi tindak lanjutnya terlambat. Seorang pelanggan mengajukan pertanyaan sederhana, tetapi jawabannya menunggu dalam antrian. Sebuah tugas berpindah melalui tiga alat, namun tidak ada yang terasa cepat. Itu adalah bagian yang dilewatkan oleh banyak tim. Otomatisasi yang lambat masih terlihat seperti otomatisasi. Ini masih menghemat usaha. Itu masih membuat laporan, mengirim pesan, dan memperbarui catatan. Namun ketika penundaan muncul, hasilnya bisa terasa hampir seperti pekerjaan manual. Saya paling sering melihat masalah ini dalam tim kecil dan bisnis solo. Pemilik toko menyiapkan alur pengambilan prospek. Formulirnya berfungsi. Pembaruan CRM. Emailnya terkirim. Masalahnya adalah kesenjangan antara setiap langkah. Sebuah petunjuk menunggu. Seorang perwakilan penjualan akan memeriksanya nanti. Balasannya tiba setelah pembeli sudah move on. Bisnis jasa melakukan hal serupa. Seorang klien memesan panggilan, tetapi pengingatnya terlambat. Sinkronisasi kalender memakan waktu terlalu lama. Tim menghabiskan waktu ekstra untuk memperbaiki handoff yang terlewat. Saya juga melihat ini dengan alur kerja konten. Draf berpindah dari satu alat ke alat lainnya, namun persetujuannya masih dalam antrian. Sistem berjalan di atas kertas, sementara tim terus bertanya, “Mengapa hal ini masih belum dilakukan?” Itu sebabnya saya berhenti bertanya, “Apakah ini otomatis?” Saya bertanya, “Apakah ia bergerak sesuai dengan kecepatan yang dibutuhkan pekerjaan?” Ketika saya menginginkan otomatisasi yang lebih cepat, saya melihat tiga poin sederhana. Saya memeriksa penundaannya. Jika suatu tugas menunggu terlalu lama antara pemicu dan tindakan, saya tahu alurnya memerlukan jalur yang lebih bersih. Saya memeriksa langkah-langkahnya. Jika satu tugas melewati terlalu banyak alat, saya menghapus penyerahan tambahan. Setiap langkah ekstra dapat menambah gesekan. Saya memeriksa jawabannya. Jika pelanggan merasakan jeda, alur kerja sudah terlalu lambat untuk pekerjaan tersebut. Contoh praktis membuat hal ini mudah dilihat. Seorang pelatih kebugaran lokal tempat saya bekerja memiliki formulir utama di halaman arahan. Formulir mengirimkan data ke sheet, sheet memicu email, dan email mengirimkan pesan selamat datang. Pengaturannya tampak baik-baik saja. Masalahnya adalah penundaannya. Pada saat pesan selamat datang tiba, banyak petunjuk telah memeriksa halaman pelatih lain. Kami memperpendek alurnya, memotong satu langkah tengah, dan membuat balasan mendarat lebih cepat. Pelatih tidak membutuhkan sistem baru yang besar. Pelatih membutuhkan jalur yang lebih cepat. Itulah pola pikir yang saya gunakan sekarang. Saya tidak membayar untuk otomatisasi hanya karena terlihat modern. Saya membayar untuk kecepatan, penyerahan yang bersih, dan hasil yang lebih baik bagi pelanggan. Jika Anda berurusan dengan otomatisasi yang lambat, saya akan mulai dari sini: - Memetakan jalur lengkap dari pemicu ke hasil - Hapus langkah-langkah yang tidak menambah nilai - Kirim respons pertama sedini mungkin - Biarkan setiap alat melakukan satu pekerjaan yang jelas - Uji alur dari sudut pandang pengguna - Perhatikan di mana penundaan dimulai Saya suka pendekatan ini karena membuat pekerjaan tetap sederhana. Ini juga membantu saya membelanjakan uang pada hal yang penting. Alur kerja yang cepat dapat mendukung penjualan, layanan, dan tindak lanjut tanpa membuat tim menunggu di sistem. Alur kerja yang lambat masih memerlukan biaya meskipun dijalankan setiap hari. Saya telah belajar memperlakukan kecepatan sebagai bagian dari kualitas. Jika otomatisasi terasa lambat, saya tidak menyalahkan gagasan tersebut. Saya melihat desainnya. Saya melihat jalannya. Saya melihat serah terimanya. Pergeseran itu mengubah cara saya membangun alur kerja, dan ini mungkin menyelamatkan Anda dari rasa frustrasi yang sama.

Saya terus melihat masalah yang sama di tim kecil. Pekerjaan bertambah, tetapi durasi hari tetap sama. Orang-orang menjawab pertanyaan yang sama berulang kali. Mereka menyalin rincian dari satu sistem ke sistem lainnya. Mereka mengejar tindak lanjut, mengirimkan pengingat, dan memperbaiki kesalahan yang dapat dihindari. Biayanya bukan hanya uang. Ini juga waktu, tenaga, dan pelayanan yang lambat. Otomatisasi yang cepat membantu saya mengurangi pemborosan tersebut. Saya tidak melihat otomatisasi sebagai cara untuk menyingkirkan orang. Saya melihatnya sebagai cara untuk menghapus pekerjaan yang berulang. Ketika suatu tugas terjadi dengan cara yang sama setiap hari, saya ingin suatu sistem menanganinya. Hal ini memberi orang lebih banyak ruang untuk fokus pada penjualan, dukungan, dan pemecahan masalah. Saya memulai dengan pekerjaan yang paling banyak menguras energi. Beberapa contoh yang menonjol bagi saya: - pembaruan pesanan dikirim dengan tangan - email faktur yang diulang untuk setiap pelanggan - pengingat janji temu dibuat satu per satu - memimpin balasan yang memerlukan pesan dasar yang sama - entri data disalin ke dua atau tiga alat Tugas-tugas ini awalnya terlihat kecil. Kemudian mereka menumpuk. Sebuah tim mungkin tidak menyadari biayanya dalam satu hari, namun pembelanjaan bulanan meningkat dengan cepat. Pendekatan saya yang biasa adalah sederhana. Saya memetakan satu proses. Saya mencari langkah yang paling sering diulang. Saya menetapkan satu aturan yang jelas untuk itu. Saya menghubungkan alat-alat yang sudah ada. Saya melakukan pemeriksaan manusia untuk kasus-kasus yang memerlukan penilaian. Saya memperhatikan angka-angka setelah itu. Saya tidak mencoba mengotomatiskan semuanya sekaligus. Hal ini seringkali menimbulkan lebih banyak kebingungan. Saya lebih memilih satu perubahan yang bersih, satu keuntungan yang jelas, dan satu proses yang dapat dipercaya oleh staf. Saya melihat pola ini di toko online kecil yang menangani pesanan pelanggan melalui email dan spreadsheet. Tim menghabiskan sebagian waktunya setiap hari untuk menyalin nama, alamat, dan detail barang ke tempat yang berbeda. Beberapa pesanan tertunda karena ada yang melewatkan satu bidang. Setelah mereka menyiapkan otomatisasi alur kerja dasar, penyimpanan berhenti mengulangi entri data yang sama sebanyak tiga kali. Staf masih meninjau kasus-kasus khusus. Hari menjadi lebih mudah untuk dikelola, dan balasan pelanggan datang lebih cepat. Saya melihat kasus serupa di bisnis jasa lokal. Mereka mengandalkan panggilan janji temu manual. Kunjungan terlewat terus terjadi karena pelanggan lupa jadwal. Alur pengingat sederhana memperbaiki sebagian besar masalah tersebut. Staf masih melakukan panggilan pribadi ketika pemesanan memerlukan perawatan, tetapi pengingat dasar berjalan sendiri. Hal ini mengurangi tekanan di meja depan dan memberikan informasi terbaru yang lebih jelas kepada pelanggan. Menurut saya, otomatisasi cepat akan berfungsi paling baik jika mendekati pekerjaan nyata. Ini harus mudah digunakan. Seharusnya tidak menyembunyikan apa yang sedang terjadi. Ini akan menghemat waktu tanpa membuat prosesnya sulit dikendalikan. Saya juga memperhatikan biaya. Biaya yang lebih rendah tidak selalu berarti alat yang termurah. Hal ini berarti lebih sedikit tindakan berulang, lebih sedikit kesalahan, lebih sedikit penundaan, dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang dapat ditangani dengan baik oleh sistem. Di situlah penghematan muncul bagi saya. Ketika saya berbicara tentang otomatisasi, saya selalu kembali pada satu ide. Mulailah dari yang kecil. Perbaiki satu tugas yang berulang. Pertahankan sentuhan kemanusiaan di tempat yang penting. Tambahkan lebih banyak hanya setelah langkah pertama stabil. Saya melihat otomatisasi cepat membantu tim menurunkan biaya tanpa kehilangan kualitas layanan.

Saya melihat pola yang sama di banyak tim. Pekerjaannya berjalan, namun hasilnya terasa lambat. Pesanan sedang ditinjau. Pesan menunggu balasan. File berpindah dari satu orang ke orang lain. Jeda kecil berubah menjadi biaya yang lebih besar. Biaya tersebut tidak selalu muncul dalam laporan, namun muncul dalam penjualan yang hilang, tenaga kerja tambahan, tindak lanjut yang berulang-ulang, dan frustrasi pelanggan. Saya fokus pada kesenjangan itu. Tugas saya adalah memotong biaya keterlambatan yang tersembunyi sebelum menyebar ke seluruh proses. Saya melihat di mana waktu hilang, mengapa waktu hilang, dan apa yang perlu diubah agar langkah selanjutnya dapat terjadi tanpa gesekan. Inilah yang saya perhatikan. Saya mulai dengan poin handoff. Kebanyakan masalah penundaan tidak disebabkan oleh satu kegagalan besar. Mereka datang dari banyak celah kecil. Sebuah tim menunggu persetujuan. Pemasok menunggu file yang jelas. Seorang pelanggan menunggu balasan. Satu jeda sepertinya tidak berbahaya. Tiga jeda mengubah hasilnya. Saya memeriksa setiap penyerahan dan mengajukan pertanyaan sederhana: Apa yang membuat orang menunggu? Terkadang jawabannya adalah kepemilikan yang tidak jelas. Terkadang itu adalah templat yang hilang. Terkadang terlalu banyak langkah untuk satu tugas. Saya menjaga agar perbaikan tetap praktis. Pemilik yang jelas. Batas waktu yang jelas. Langkah selanjutnya yang jelas. Itu saja dapat menghilangkan banyak hambatan. Saya juga melihat kerugian di balik penundaan tersebut. Penundaan bukan hanya kehilangan waktu. Hal ini dapat menciptakan lembur ekstra, pengiriman yang terburu-buru, panggilan berulang, pesanan yang dibatalkan, dan lebih banyak lagi interaksi dengan pelanggan. Saya pernah melihat sebuah toko online kecil kehilangan sebagian besar penyelesaian keranjangnya karena konfirmasi pesanan terlalu lama. Tim mengira masalahnya adalah harga. Ternyata tidak. Masalah sebenarnya adalah lambatnya langkah persetujuan internal. Pelanggan sudah siap membeli, lalu melanjutkan. Kami mengubah alur kerja, memperpendek jalur persetujuan, dan membuat proses respons lebih mudah diikuti. Hasilnya sederhana. Kurang menunggu. Lebih sedikit pesanan yang dibatalkan. Lebih sedikit stres untuk tim. Saya menyukai perbaikan yang dapat langsung digunakan orang. Artinya: komunikasi yang lebih bersih, lebih sedikit lapisan persetujuan, kepemilikan tugas yang lebih baik, daftar periksa yang sederhana, tindak lanjut yang lebih cepat, standar layanan yang jelas. Saya tidak mencoba membuat prosesnya mewah. Saya mencoba membuatnya mudah dijalankan. Ketika tim mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya, penundaan akan berkurang. Ketika pelanggan mendapat jawaban cepat, kepercayaan tumbuh. Ketika sebuah proyek terus berjalan, biaya tetap terkendali. Saya juga berpendapat bahwa waktu lebih penting daripada yang diharapkan banyak orang. Respons yang cepat dapat menyelamatkan kesepakatan. Pembaruan yang jelas dapat menghentikan keluhan. Siklus peninjauan singkat dapat menjaga peluncuran tetap pada jalurnya. Saya telah melihat tim membuang-buang energi untuk menyempurnakan detail-detail kecil sementara alur kerja utama tetap lambat. Di situlah letak biaya tersembunyinya. Suaranya tidak selalu keras. Ia bersembunyi dalam jeda kecil, tindak lanjut yang terlewat, dan koordinasi yang lemah. Pandangan saya sederhana. Kalau suatu proses terus melorot, saya tidak menyalahkan masyarakat dulu. Saya melihat sistem di sekitar mereka. Apakah langkah selanjutnya sudah jelas? Bisakah orang yang tepat bertindak tanpa menunggu? Apakah pelanggan tahu apa yang diharapkan? Bisakah tim melihat penundaan sebelum bertambah besar? Pertanyaan-pertanyaan itu mengarah pada pekerjaan yang lebih baik. Saya mengurangi penundaan dengan memperpendek jalur, peran lebih jelas, dan respons lebih cepat. Begitulah cara saya membantu tim melindungi margin, menjaga pelanggan tetap tenang, dan melanjutkan pekerjaan dengan lebih sedikit pemborosan. Jika bisnis Anda kehilangan waktu dalam serah terima, solusinya mungkin bukan anggaran yang lebih besar. Ini mungkin proses yang lebih bersih. Di situlah saya memulai.

Saya telah melihat pola yang sama berkali-kali. Sebuah tim berkembang, pekerjaan menumpuk, dan rutinitas sehari-hari mulai terganggu. Pesan terlewatkan. Prospek menunggu terlalu lama. Laporan membutuhkan terlalu banyak upaya manual. Satu orang menyalin data dari satu alat ke alat lainnya, lalu orang lain memeriksanya lagi, lalu tugas yang sama muncul kembali keesokan harinya. Di sinilah otomatisasi mendapat tempatnya dalam pekerjaan saya. Saya tidak memperlakukan otomatisasi seperti reset penuh. Saya menggunakannya seperti tangan yang mantap. Sistem ini harus sesuai dengan cara kerja tim, bukan memaksa orang untuk menggunakan sistem kaku yang akan berhenti mereka gunakan setelah seminggu. Ketika saya membangun otomatisasi, saya mulai dengan poin-poin sulit yang paling memperlambat orang: - memimpin tindak lanjut yang bergantung pada memori - entri data berulang di seluruh alat - pengingat faktur yang memerlukan pengiriman manual - pembaruan pesanan yang menarik tim pendukung ke tugas-tugas kecil - peringatan internal yang datang terlambat Sebuah toko online kecil tempat saya bekerja memiliki masalah sederhana. Pesanan bertambah, namun pemilik tetap memeriksa stok dengan tangan dan menjawab pertanyaan pelanggan yang sama setiap hari. Saya menyiapkan alur yang mengirimkan peringatan stok rendah, menandai pesanan baru, dan mengirimkan pembaruan status dasar setelah pembelian. Tim tidak perlu mengejar setiap langkah. Mereka memiliki lebih banyak ruang untuk menangani pelanggan, dan pekerjaan tidak terlalu tersebar. Perubahan seperti itulah yang saya percayai. Saya juga menjaga pengaturannya tetap sederhana. Saya memetakan tugas, menemukan pemicunya, menentukan tindakan, lalu menguji setiap langkah. Jika prospek mengisi formulir, sistem dapat mengirimkan balasan, membuat tugas, dan memperingatkan orang yang tepat. Jika pembayaran ditandai selesai, alur kerja dapat memperbarui catatan dan mengirimkan tanda terima. Jika klien melewatkan tenggat waktu, sistem dapat mengirimkan pengingat tanpa ada yang mengetik catatan yang sama lagi. Saya menyukai otomatisasi yang memberikan ruang bagi orang-orang. Beberapa tugas masih memerlukan mata manusia. Masalah dukungan mungkin terlihat sederhana di permukaan dan masih memerlukan pertimbangan. Seorang prospek penjualan bisa aktif, dingin, atau belum siap. Alur kerja yang baik harus mendukung keputusan, bukan menggantikannya. Keseimbangan itu penting bagi saya. Itu membuat prosesnya cepat tanpa membuatnya ceroboh. Pandangan saya sederhana: otomatisasi terbaik terasa tenang. Ia tidak berteriak meminta perhatian. Hal ini tidak membuat tim mempelajari sepuluh kebiasaan baru dalam satu hari. Ini menghilangkan pekerjaan yang berulang-ulang, membuat informasi terus mengalir, dan membantu orang fokus pada bagian-bagian yang memerlukan pemikiran, perhatian, dan tindakan. Ketika saya melihat sebuah bisnis yang berjalan dengan baik, saya biasanya melihat hal yang sama di balik layar. Tugas yang tepat terjadi dengan sendirinya. Tim tahu apa yang masih dibutuhkan seseorang. Prosesnya tetap jelas. Pekerjaan bergerak dengan kecepatan yang dapat diimbangi oleh orang-orang. Itulah yang saya maksud dengan otomatisasi yang bergerak sesuai kecepatan Anda. Kami memiliki pengalaman luas di Bidang Industri. Hubungi kami untuk saran profesional: Zeng: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

Davenport, TH 2018 Keunggulan AI Sutherland, J dan Sutherland, JJ 2014 Scrum Seni Melakukan Pekerjaan Dua Kali Lipat dalam Separuh Waktu Gulati, R dan Oldroyd, JB 2019 Jalan Menuju Kecepatan Pelanggan Ross, JW dan Weill, P 2002 Enam Keputusan TI yang Tidak Boleh Dilakukan Orang TI Anda Kim, G, Humble, J, Debois, P dan Willis, J Buku Panduan DevOps 2016 Marr, B Strategi Data 2020 Cara Mendapatkan Keuntungan dari Dunia Analisis Big Data dan Internet of Things